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Lokréa - L'été des créateurs

Lokréa - L'été des créateurs

Le 15 juin 2019, nous organisions notre premier événement... On vous raconte tout.

Nous avions eu une idée qui était de marquer nos un an d'existence en organisant notre propre événement. Participer à ceux des autres c'est très bien, mais créer son propre événement est encore plus challengeant ! Nous voulions vraiment mettre en avant et valoriser le savoir-faire et l'artisanat à la française, autours de divers univers comme la décoration d'intérieur, la maroquinerie, le bien-être, la mode et bien d'autres encore et ce, en rendant l'accès gratuit pour le public.

D'où vient le nom "Lokréa" ? De Lokodia et de créa', tout simplement ! Lokréa - L'été des créateurs, un nom simple et efficace, qui devait parler aux gens.

 

La recherche du lieu et des créateurs

Nous avons visité quelques lieux sur Paris, mais c'est au 16 rue des Minimes dans le 3ème arrondissement de la capitale que nous avons jeté notre dévolu... Un lieu lumineux sur 3 niveaux avec de jolies colonnes en pierre, qui pouvait accueillir plus de 35 créateurs.

Galeries Joseph au 16 rue des Minimes 75003 Paris

Une fois le lieu choisi, nous avons commencé à solliciter des créateurs en leur parlant de notre événement ; cela a pu se faire par e-mail, via des groupes Facebook, en postant des appels à candidature sur Instagram ou encore via le bouche-à-oreille. Nous recevions également des demandes spontanées auxquelles nous donnions généralement suite.

Candidature spontanée à Lokréa - L'été des créateurs

Candidature spontanée à Lokréa - L'été des créateurs

Candidature spontanée à Lokréa - L'été des créateurs

 

L'attribution aux créateurs de leur emplacement

A vos mètres, prêts ? Mesurez ! Ce ne fut pas chose facile que de calculer chaque emplacement, espace de passage ou encore longueurs de table afin de satisfaire tout le monde et de ne pas avoir un lieu trop chargé.

Plan Galeries Joseph Minimes 75003 ParisNous avions les plans du lieu mais il fallait également se rendre sur place afin d'imaginer ce que cela donnerait une fois les installations présentes. Nous avions donné la possibilité au créateurs de choisir un stand individuel (3m) ou partagé (1,50m). Nous répertorions également les besoin des stands, à savoir des chaises, prises et tables. Voici un aperçu du dossier d'inscription :

Aperçu du dossier d'inscription à Lokréa - L'été des créateurs

La communication

Nous avions établit une charte graphique pour Lokréa by Lokodia et nous sommes efforcées de la respecter au mieux pour nos différents visuels de communication. Aperçu charte graphique Lokréa - L'été des créateurs

Ces derniers ont tous été réalisés par nos soins. Nous les avons également déclinés sous différents formats afin de s'adapter au support : Visuels Lokréa - L'été des créateurs déclinés sous différents formats

Nous avons fait le choix de parler de l'événement :
- sur les réseaux sociaux : Facebook, Instagram, Youtube (de manières gratuite et sponsorisée)
- sur plusieurs sites d'événementiel en Île-de-France, afin que Lokréa - L'été des créateurs soit référencé et bénéficie de visibilité
- aux entreprises proches de notre concept afin qu'elles soient parraines de l'événement (nous avions réalisé un dossier de sponsoring, en vain !)
- en concevant des flyers que nous avons déposés dans des commerces et distribués ici et là
- en réalisant des affiches A3 à placarder dans les rues parisiennes et là où la loi nous le permettait
- nous avions aussi créé des supports de communication digitaux pour les exposants, afin qu'ils les personnalisent avec leurs visuels
- un article de presse sur Lokodia est paru dans le magazine Voici, où l'événement y était mentionné

Quelques images ci-dessous :

Affiche_A3_placardeeFlyer_depose_chez_un_fleuristeEvénement Facebook

 

La relation avec les créateurs

Du début à la fin, nous avons fait notre maximum pour être les plus disponibles possible, afin de ne pas créer de frustration auprès des créateurs. Nous nous sommes également efforcées de leur proposer une communication et une organisation claire et propre, que ce soit en termes de visuels et d'échéances. Bien sûr qu'il y a parfois des aléas, mais tout l'enjeu de l'événementiel, c'est de savoir rebondir rapidement en trouvant une solution de contournement.

Pas mal de créateurs ont joué le jeu en communiquant sur l'événement ; cela nous a boostées. Par ailleurs, nous avions hâte de les rencontrer physiquement.
Nous nous sentions vraiment sur le même pied d'égalité car nous sommes, comme eux, des créatrices. Nous avons donc essayé de prendre en compte les besoins que nous avons pu émettre lors des différents événements auxquels nous avons participé, puis enfilé notre casquette d'organisatrice pour voir comment nous pourrions y répondre.

 

Le jour-J

Le coup de feu !
La veille au soir, nous accueillions les premiers créateurs venant installer leur stand. Nous étions également très prises par la décoration du lieu, notamment le stand photo, qui nous a demandé assez de travail ; heureusement, nous avions eu la chance de pouvoir compter sur la présence de membres de la famille et amis pour cela. Nous avons engagé des photographes, une personne chargée de la sécurité et des hôtesses distribuant nos flyers afin de couvrir l'événement sous plusieurs aspects. Une fois de plus, c'était des personnes que nous connaissions déjà, sur qui nous savions que nous pouvions compter. Nous n'avons pas été déçues !

D'autre part, nous avons tenu à faire plaisir aux créateurs en leur apportant des jus de fruits frais et viennoiseries le matin, juste avant l'ouverture au public. Nous tenions aussi à offrir quelques goodies aux visiteurs. Cela a évidemment alourdi le budget, mais l'objectif de l'organisation de cet événement n'était pas d'en revenir les poches gonflées.

Durant la journée de l'événement, le 15 juin 2019, il nous a fallu jongler entre notre stand de vente Lokodia (car oui, nous devions le tenir), le management du staff, répondre aux éventuelles questions des créateurs/aller échanger un peu avec eux pour voir si cela se passe bien, être disponible pour prêter le terminal de paiement aux créateurs en ayant besoin etc. Ce ne fut pas simple mais nous avons tout donné.

Autant vous dire que le soir, nous étions HORS-SERVICE !

L'événement en quelques images en fin d'article.

 

Le retour d'expérience

Nous avons adoré organiser cet événement. Le fait d'avoir pu rassembler plus de 35 marques, amené des visiteurs, permettre à des gens de découvrir des marques qui leur plaisent aujourd'hui, provoquer des rencontres professionnelles entre fondateurs de marques et autres, a empli nos cœurs de joie et de fierté.


Malheureusement, certains ateliers n'ont pas pu avoir lieu en raison d'un nombre trop peu élevé d’inscriptions. Deux ou trois créateurs nous ont confié avoir été déçu de l'emplacement que nous leur avons accordé ou encore de notre implication dans la communication, s'attendant à davantage de visiteurs durant la journée.
Il était parfois difficile d'être 100% transparent sur tout le travail qui était réalisé en coulisses car nous n'avions pas tout montré, mais nous leur avons répondu que nous avons réellement donné le meilleur de nous-mêmes et qu'il n'est pas toujours évident de satisfaire les attentes de tout le monde.
Pour un premier événement et organisé par des créatrices, dont le métier n'est pas du tout dans le domaine événementiel, nous trouvons que nous nous en sommes quand même bien sorties !
Un jour, nous retenterons volontiers l'expérience.

Fatimatou_et_Edwige_de_Lokodia

 

Êtes-vous passé à notre événement le 15 juin 2019, qu'en avez-vous pensé ?
Songez-vous à organiser votre propre événement, quelles sont vos plus grandes appréhensions ? Dites-nous tout en commentaire !

 

Événement et article organisé et rédigé par Edwige & Fatimatou, de Lokodia ✌

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